AVG

Privacy Beleid  Historische Tractor Club De Krommerijn (Verder HTC)    

Beheer persoonsgegevens

Vooraf:
Op 25 mei 2018 is de "Algemene verordening gegevensbescherming" (AVG) in werking getreden. Deze verordening is reeds in 2016 vastgesteld door de Europese Unie. Bij het in werking treden van de AVG vervalt de "Wet bescherming persoonsgegevens" (WBP) en moet worden voldaan aan de regelgeving volgens de AVG.

HTC beheert voor de uitvoering van haar taak persoonsgegevens van de leden van de vereniging en zal moeten voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de AVG.

Toezicht op naleving wordt gedaan door de autoriteit persoonsgegevens (AP).
Op grond daarvan moet onder meer het beheer en het gebruik van persoonsgegevens door de vereniging worden vastgelegd.

Dit document beschrijft het beheer en de maatregelen, die getroffen zijn om te voldoen aan de nieuwe regelgeving.

  • Welke gegevens heeft HTC De Krommerijn van haar leden:
  1. HTC heeft een database met gegevens van leden,
  2. De database staat op de PC van de secretaris ..
    De secretaris is de enige die rechtstreeks toegang heeft tot deze gegevens van de leden De PC is beveiligd met een wachtwoord en tevens is de database beveiligd met een extra wachtwoord.

In de database worden van de leden de volgende gegevens bewaard.

  • Voor- en Achternaam
  • Adresgegevens
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IBAN nummer
  1. Hoe komen we aan deze gegevens

 Omdat aangetoond moet kunnen worden dat leden aan HTC toestemming hebben gegeven de gegevens te verwerken en op te slaan wordt aan alle leden gevraagd het inschrijfformulier voor leden van HTC in te vullen en voor akkoord te ondertekenen.

De ingevulde formulieren worden gescand en digitaal bewaard.

  • Wie heeft toegang tot gegevens van de leden

De secretaris van de HTC heeft volledige toegang tot alle gegevens van de
leden
De penningmeester van de vereniging tot alle gegevens voor het versturen van de facturen voor de verenigingscontributie en inning van de contributie De coördinator van de inschrijvingen voor de evenementen heeft inzage in Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres om de leden te benaderen voor uitnodigingen of mededelingen over de georganiseerde evenementen.

  1. Verzoek tot wijziging van de gegevens

Een lid kan wijzigingen in de opgeslagen gegevens doorgeven.
Dat kan per mail of  telefonisch.

  1. Verzoek om inzage van de gegevens

De leden hebben het wettelijke recht inzage te krijgen in alle over hen opgeslagen gegevens. Op verzoek krijgen zij de gegevens die in de database zijn opgenomen toegestuurd.

  1. Verzoek gegevens te verwijderen

Een lid kan verzoeken alle betreffende gegevens te verwijderen uit de database inclusief alle kopieën en back-up. Dit betekent dan wel dat het lidmaatschap ophoudt te bestaan.

  1. Meldplicht data lek

De vereniging meldt een lek zelf als het is opgetreden binnen de eigen administratie aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Bewaartermijn verouderde gegevens

Gegevens van nog actieve leden worden niet verwijderd.
Van leden, die hebben opgezegd, zijn geschorst of zijn overleden worden gegevens vanaf die datum nog 5 jaar bewaard. De daadwerkelijke verwijdering vindt dan plaats op 1 januari daar op volgend.
Op dat moment zal geen bijzondere inspanning worden verricht om de betreffende gegevens ook te verwijderen uit alle backups en kopieën.